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A METODOLOGIA 8 D OU SOLUÇÃO DE PROBLEMAS EM 8 DISCIPLINAS

Quem nunca pegou um produto ou serviço com problemas? Ou melhor ainda, quem nunca teve que reclamar mas de uma vez do mesmo problema que está ocorrendo em um produto, ou que ocorre quando consumimos um serviço? Pois é, isso é algo até corriqueiro, mas se tudo der certo seus problemas terão acabado.

Foi inventado um método que vai ajudar as empresas a resolver de verdade os problemas que ocorrem nos produtos, serviços ou processos. É chamado de “o método das 8 disciplinas” e indica em detalhes como se deve agir para resolver de verdade um problema, de verdade porque tenta-se acabar com problemas recorrentes.

O método das 8 disciplinas, é uma abordagem para solução de problemas ocorridos em produtos ou processos de produção, tem o intuito de identificar, corrigir e eliminar problemas recorrentes. A ideia é aumentar a sinergia entre os integrantes da equipe de modo que todos possam dar sua contribuição para a solução do problema. No 8 D acredita-se que, a equipe (o todo) é melhor do que a soma dos seus membros (partes). Desta forma as indicações para solução de problemas se dá pela ação da equipe.

Vem sendo utilizada desde a década 80 para reportar a análise de problemas ou falhas, foi desenvolvida pela Ford e é orientada para identificação da causa raiz e tomada de ação antirreincidência. Assim, a metodologia 8 D estabelece uma forma simplificada e ao mesmo tempo abrangente de se solucionar um problema ou analisar uma falha. Com essa metodologia é possível bloquear os problemas rapidamente e definir ações corretivas permanentes e eficazes.

Para melhor entender essa ferramenta pode-se comprar o manual CQI-10 – Solução eficaz de Problemas – Uma Diretriz, que foi editado em 2006 pelo Automotive Industry Action Group (AIAG) e traduzido para o português pelo Instituto de Qualidade Automotiva (IQA). Trata-se de um guia para ser utilizado pelas equipes responsáveis em procedimentos e metodologias de ação corretiva nas empresas e em seus fornecedores. O manual traz uma abordagem ampliada para a questão cultural e de gerenciamento das soluções em diversas situações de níveis hierárquicos.

Assim, trata das atribuições da equipe responsável por solucionar o problema (supervisores e gerentes das áreas onde ocorrem) e as condutas da alta direção para garantir efetividades em toda a empresa. Por outro lado, o guia aborda as relações com seus clientes e com seus fornecedores.

O manual traz ainda um checklist para avaliação do grau de implementação dos processos de solução de problemas e completa com uma descrição de 43 metodologias adequadas e comumente utilizadas, classificando-as em diferentes níveis de solução de problemas: básico, intermediário e avançado. O processo de solução de problemas recomendado é tratado por meio de uma série de questões em cada passo, que buscam respostas efetivas para cada possibilidade. É possível, assim visualizar todo o sistema da qualidade integrado de forma efetiva e focado no desempenho.

O processo começa com a Notificação do Problema, cujas entradas são denominadas Voz do Cliente e Voz do Processo. O objetivo é avaliar o problema e estabelecer a aceitação para prosseguir, formar a equipe e determinar os impactos para toda a organização. As questões adotadas levam a acatar o problema para o sistema de ações.

O segundo é a Identificação do Problema, para se iniciar efetivamente a solução do problema. Pretende-se compreender o problema sob diversos aspectos e sua relação direta com o efeito percebido. Será realizado o entendimento da exigência que não foi cumprida definindo e quantificando o problema, bem como identificando a frequência, grandezas e riscos. Uma análise de metas e expectativas é utilizada. Todo esse montante de dados coletados tem agregado um etapa adicional de consulta a um banco de dados de lições aprendidas, que se pressupõe existirem na organização, formal ou não. A definição detalhada e quantificada do problema é a principal saída desse passo.

Essas definições são utilizadas no passo três para definir se uma Contenção seránecessária. O objetivo é dar tranquilidade para a equipe de solução de problemas, visando realizar suas atividades. As ações devem efetivamente implicar em prevenir que não-conformidades entrem no processo ou no sistema, dar proteção ao cliente, identificar focos de preocupação – pontos em que o problema pode ser percebido – e, principalmente, notificar o cliente quando necessário. O controle da situação evita que ações inadequadas sejam tomadas e restabelece o fornecimento até que se encontrem causas e as ações definitivas sejam tomadas.

O quarto passo trata de executar uma Análise de Modo de Falha. A definição e quantificação obtida junto à Contenção permitem que seja possível definir o defeito ou não-conformidade em relação à percepção ou efeito que está gerando. Assim, pode-se identificar e verificar como o modo de falha provoca o defeito/não-conformidade e certificar se a contenção será ou não efetiva. A compreensão do problema traz a visão de que a contenção não é meramente um ato burocrático de procedimentos. Na pratica, é questionar o que pode dar errado, que fatores influenciam no processo/produto, como ele interage, o que de fato deu errado, entre tantas perspectivas.

O passo cinco, denominado Análise de Causa Raiz, ganha agora um resultado prático. Tendo compreendido e aceito o modo de falha, a equipe poderá avaliar COB três perspectivas chaves: ocorrência, detecção e planejamento. O objetivo é saber porque a não-conformidade/defeito ocorreu, e mais, porque foi enviada ao cliente e porque o sistema implementado contribuiu com elas. A análise de ocorrência esta relacionada com as ações que deveriam prevenir a causa, afinal, todo o planejamento de qualidade assim foi dimensionado. A análise de detecção se refere à possibilidade de proteger por meio da verificação e controle – fortemente relacionado à implantação que é realizada. A análise de planejamento indica a capacidade da empresa de prever as não-conformidades potenciais em seu sistema da qualidade – muitas atividades foram conduzidas com essa finalidade no planejamento de qualidade do produto. Esse conjunto de informações deve permitir a identificação de causas-raiz que abordem estas três vertentes analisadas.

O passo seis – Escolha a implementação de Ações Corretivas – trabalha na definição de atividades que possibilitem a tomas de ação sob as três perspectivas adotadas. As ações deveriam ser mais efetivas. Com isto, a verificação de eficácia se torna possível. A solução do problema é percebida pelo cliente ou processo.

O passo sete conjuga as ações de Controlar e Padronizar. Após a comprovação de resultados provenientes das ações corretivas implementadas, é importante que se possa monitorar e assegurar a continuidade do desempenho do processo e, somente assim, remover as ações de contenção, pois o cliente ou processo se manterá protegido. Esse é o Agir (A) do PDCA. Para completar, é essencial que as ações bem-sucedidas sejam identificadas, replicadas e institucionalizadas por toda a organização em processos e produtos similares. È a construção de um novo item das lições aprendidas que se consolida.

A proposta é que o passo seja encerrado a solução de problemas e que se congratule a equipe que a executou – esse é normalmente o passo oito da metodologia 8 D.

Fontes:

http://rarefecundo.wordpress.com/2010/11/11/o-metodo-das-8-oito-disciplinas-para-solucao-de-problemas/

http://qualidadeonline.wordpress.com/2010/01/05/metodologia-8-d-ou-solucao-de-problemas-em-8-disciplinas/